¡Que no te inunden los papeles! Cuenta con un software que realice Gestión Documental

La gestión documental es uno de los cometidos que más tiempo ocupa a los departamentos de Recursos Humanos. Controlar las bajas, llevar al día los partes que deben entregar los trabajadores, tener todos los certificados formativos, … son infinidad de documentos que generan una carga de trabajo que hasta ahora ha estado poco automatizada.  Muchas veces las montañas de documentación se acumulan sin remedio.

Poseer un sistema de gestión documental apropiado marca el final de esta escalada interminable por la pila de documentos pendientes de introducir en el sistema. Con Gestión Documental los empleados podrán subir a través de VisualTime Portal sus justificantes de baja, tanto con foto como mediante un pdf (si les fuera requerido). Además este módulo no sólo facilita la aportación de documentación a los empleados sino que los supervisores pueden consultarla en cualquier momento a golpe de ratón, incluso desde su propio VisualTime Portal para supervisor. Los encargados del departamento de Recursos Humano no tendrán que preocuparse de recordar o anotar fechas de vencimiento de documentación necesaria y requerida, simplemente contarán con un sistema de alertas que ellos mismos gestionarán.

Este sistema de alertas bien parametrizado recordará a los supervisores la documentación caducada o pendiente por lo que  podrán estar al día y solicitar dicha documentación de manera automatizada. El módulo Gestión Documental reduce al mínimo los recursos necesarios dedicados a la solicitud, recepción, gestión, registro y reposición de cualquier tipo de documentación necesaria, desde un DNI caducado, un justificante por permiso para acudir al médico hasta un carnet o formación que necesita ser renovado. Todos estos pasos reducidos a la resolución de alertas pendientes no sólo mejoran la rapidez en la gestión de documentos sino también en la seguridad en el trato de los mismos. Dejar definitivamente el formato papel supondrá la imposibilidad de tener incidencias por extravío, por descoordinación entre el departamento de Recursos Humanos y los trabajadores o evitará posibles conflictos por la gestión de documentación que está catalogada como “sensible” por el RGPD.

VisualTime siempre con las necesidades de las empresas

VisualTime Gestión Documental es un módulo aplicable a todas las soluciones VisualTime (exceptuando VisualTime ZERO). Su mayor potencial se obtiene a través de su uso mediante VisualTime Portal, lo que permite una respuesta inmediata a la documentación requerida desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que desplazarse y con la posibilidad de realizar los trámites desde un simple teléfono móvil.