El Registro de la Jornada Laboral ya es obligatorio

El 12 de mayo es la fecha clave para la implantación del Registro de la Jornada Laboral de empleados. Desde la publicación en el BOE han pasado 2 meses, pero sabemos que muchas empresas no han podido terminar de implementar la solución a tiempo o simplemente todavía no tenían constancia de que sería obligatorio a partir del 12 de mayo.

¡No os preocupéis!

Después de consultar con abogados del prestigioso despacho Cuatrecasas y expertos en relaciones laborales de Mercer podemos informaros que, tenemos una solución rápida (ojo, que no quiere decir que sea la definitiva):

Para poder justificar en el futuro que se comenzó a registrar la jornada el 12 de mayo de 2019 ante Inspección de Trabajo, tenemos que tener en cuanta dos cosas:

1º El registro de la jornada laboral se tiene que hacer desde el 12, la ley no especifica el formato de dicho registro, pero se tiene que comenzar en cualquier caso ese día.

2º Según los expertos los registros tienen que tener 4 características:

  • Veracidad: Podemos optar por el formato que consideremos oportuno, pero tiene que ser creíble. Un ejemplo gráfico sería que, aunque todos nuestros trabajadores tengan que entrar a las 8 y salir a las 16, es imposible que todos entren todos los días a esa hora sin margen de error, sería más lógico pensar que un día entran a las 7.58, otro a las 8.02…
  • Fiable: No podemos usar, hasta que encontremos el sistema definitivo de registro y lo implantemos, tres modalidades diferentes de registro a la semana. Eso daría, además de muchas dificultades a Inspección de poder verificar que es veraz, mucha desconfianza con el resto del proceso, incluso cuando ya se hubiera implantado un software u otro sistema fiable.
  • No alterable: No pueden hacerse tachones (en el caso de registrarlo en papel) o cambiar las hojas de registro, realizar cambios a posteriori con 1 mes o 2 de diferencia; esto indica que se está alterando algo, y hará a Inspección dudar de la veracidad de todo el proceso.
  • Accesible: Los trabajadores tienen derecho a tener un registro accesible, por lo que si tenemos trabajadores que nunca están en la oficina donde se hace el registro, en formato papel o vía Excel, tenemos que facilitarles la forma de poder registrar su jornada. Por ejemplo, con emails diarios o semanales, donde especifiquen al responsable sus horas de inicio de la jornada y fin de la misma. Posteriormente esos email se guardarían para poder justificarlo en el caso de que fuera necesario.

Estas son las recomendaciones que hay que seguir para poder comenzar un registro de forma provisional y para cumplir con la ley desde el primer día, lo llamaremos “el registro 1.0”.

Si buscamos encontrar una solución informática que nos garantice el cumplimiento del registro del horario de nuestros trabajadores y a la vez no nos cueste dinero, ya que muchas pequeñas pymes no se lo pueden permitir, podemos optar por darnos de alta en VisualTime Zero, una solución inmediata.

VisualTime Zero no tiene un tiempo de implantación, el administrador y por lo tanto  la persona encargada de gestionar el registro de cada empresa sólo tiene que darse de alta en VisualTime Zero y tras recibir sus claves de acceso y incluir a sus empleados (ellos recibirán sus claves de acceso también, para poder entrar en su perfil y sólo su perfil, cumpliendo con la ley de protección de datos), sólo necesitará que los mismos con las claves que les manda el programa comiencen a fichar. Su tiempo de implantación es de unos minutos, es muy intuitivo y puede suponer el cumplimiento de la norma de una forma segura, y funciona para empresas de hasta 30 empleados. Además de que tiene otras funcionalidades de VisualTime muy interesantes y que pueden suponer una revolución para estas pequeñas empresas.

Una vez pasados los primeros días, semanas o meses, y después de conocer también las necesidades de empresa, las empresas con más de 30 empleados y que no puedan usar VisualTime Zero, tendrán que evolucionar a lo que llamaremos “el registro 2.0”. Encontrar un sistema de registro de la jornada no sólo que cumpla con la norma sino que se adapte a las necesidades de cada empresa; y que facilite a los trabajadores el cumplimiento de sus derechos y obligaciones. La normativa se ha visto como una imposición, en muchos casos, perjudicial, pero puede ser todo lo contrario, una revolución que facilitará la flexibilidad laboral y una mejor relación empresa-empleados por tener un sistema registrado que evite confrontaciones por cambio de turnos, solicitud de vacaciones, horas extras…

En un plazo algo mayor todas aquellas empresas podrán implantar una “Política de tiempo de trabajo” negociada con los trabajadores. Este documento podrá marcar la cultura de empresa y así evitar muchos conflictos en el ámbito laboral, pero eso ya será el “registro 3.0”.