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Las 5 claves para una planificación eficiente de los turnos de trabajo

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La planificación de los turnos de trabajo puede variar según el tipo de empresa, su industria o según el convenio bajo el que se rige la actividad. También suele suceder que una misma empresa disponga de una planificación de turnos de trabajo específica para una temporada del año pero que, en las estaciones con mayor caudal de trabajo, necesite una calendarización más dinámica. 

La gestión y, por ende, el control eficiente de los turnos de trabajo es muy variable y exige, por parte de los responsables de RR.HH., una serie de herramientas que los ayuden a automatizar procedimientos para reducir tiempos, evitar errores y cumplir con las demás obligaciones inherentes a su área. 

Antes de planificar los turnos de trabajo

En líneas generales, podemos decir que la planificación de turnos debe considerar algunos aspectos preliminares. 

Desde el punto de vista legal, es importante saber que el Real Decreto Legislativo 1/1995 establece, entre otras cosas, que los trabajadores no pueden trabajar en turnos de noche más de dos semanas seguidas. Además, se obliga a las empresas a tener organizados con antelación el tiempo laboral y los descansos de cada empleado, para garantizar la conciliación entre vida laboral y personal.

Por otro lado, si bien las compensaciones no son obligatorias, es importante destacar las ventajas de plantear medidas para compensar las horas trabajadas durante las noches, los fines de semana o los días festivos. Entre ellas, mayor motivación de los empleados y mejor rendimiento en sus tareas. Es clave definir este punto antes de proceder a la planificación o calendarización de turnos de trabajo. 

Por último, desde el punto de la comunicación interna tendrás que tener en cuenta que deberás informar el calendario de turnos con antelación. Esto es fundamental para poder escuchar a los empleados, solucionar algún tipo de incompatibilidad horaria y reorganizar los turnos de ser necesario. En este punto será fundamental una herramienta como VisualTime Portal, que permite a todos los colaboradores consultar el calendario, informar de ausencias, o enviar documentación. 

Aclarados estos aspectos, hablemos entonces de las 5 claves para poder gestionar fácilmente una planificación de turnos de trabajo y llevar un control eficiente. 

Cinco claves para planificar los turnos de trabajo

Si deseas llevar un control eficiente de los turnos de trabajo en tu empresa, debes contar con una solución tecnológica como VisualTime que permita unificar en una misma plataforma estas 5 funcionalidades. 

  1. Crear reglas de planificación. Necesitarás llevar una planificación mediante reglas con pautas de trabajo, de rotación, de descansos, etc. Deberá incluir un sistema de alerta que te ayude a detectar incumplimientos u anomalías en tiempo real, de manera de ajustar la agenda o tomar decisiones rápidamente.
  2. Llevar un control de los excedentes. Es clave llevar un riguroso control de las horas que se excedan del convenio, para evitar errores de planificación o asignar mayor cantidad de horas de las que corresponden. Contar con una herramienta de control horario además, ayuda a supervisar que todos hayan cumplido con sus horas de descanso, sus mínimos de fines de semana, etc.
  3. Importar tus pautas de rotación si ya las tienes creadas. Cuando comienzas a trabajar con una nueva herramienta de control de turnos de trabajo, es importante que puedas continuar utilizando tus propias reglas de planificación de los turnos de rotación. Con VisualTime puedes importarlas desde una planilla de Excel. 
  4. Marcar desde el inicio del año las fechas bloqueadas del calendario. Los festivos, las vacaciones, los  descansos obligatorios de convenio deberían estar parametrizados a principio de año para que no interfieran en las planificaciones futuras y puedas trabajar sin errores u olvidos.
  5. Planificar los turnos colaborativamente. Para garantizar una planificación eficiente es necesario que exista la posibilidad de que los empleados intercambien horarios o soliciten cambios y que los responsables puedan a su vez gestionarlos sobre el mismo sistema, para que todos visualicen los avances de sus peticiones y permisos. 

En conclusión, con VisualTime puedes planificar turnos y puestos en base a los convenios y contratos, y a las necesidades de los puestos de trabajo. También te permite estar alerta ante cualquier tipo de imprevisto y te ofrece las posibilidades más idóneas para mantener una eficiente planificación de los turnos de trabajo. ¡Pruébalo ahora!