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Registro horario: cumplimiento, productividad e imagen de tu empresa

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Una gestión del tiempo eficaz se traduce en más ventas, mejor servicio al cliente y empleados más satisfechos con su trabajo. Conseguirlo empieza por hacer un adecuado registro horario y, como seguramente imaginas, no es suficiente con anotar las horas de entrada a la oficina y las de salida. Hay que contabilizar el tiempo de trabajo efectivo.

Normativa aplicable al registro horario en las empresas

El registro horario es obligatorio desde la entrada en vigor del RDL 8/2019. En virtud del mismo, se modifica el ET añadiendo el punto 9 en el artículo 34, que quedaría así:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”

¿Existen precedentes de la obligación del registro horario?

Con esta modificación, se establece la obligatoriedad de que las empresas lleven un registro de jornada, donde se indique el inicio y finalización de la jornada. Va más allá de lo que exigía el art. 35.5. del Estatuto de los Trabajadores “A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”. De hecho, la actualización regulatoria obliga a realizar el registro a todos, independientemente de jornada parcial o completa, o que realicen o no horas extraordinarias.

Pero no es la primera vez que en nuestro ordenamiento se contempla la obligación de controlar los horarios de los trabajadores. De hecho, existe una confluencia con otras normativas previas que ya obligaban a efectuar este registro. Es el caso de las siguientes: 

  • Art. 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores. Se requiere el registro de tiempos parciales.
  • Art. 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. Se pide que la empresa conserve constancia de las horas extraordinarias trabajadas por los empleados en plantilla.
  • Art. 10 bis RD 1561/1995. En este caso, se exige el registro horario en el caso de los trabajadores móviles.

Control horario de los trabajadores: a qué está obligada la empresa

Además de la obligación del registro y de la negociación del mismo con los representantes legales de los trabajadores (en el caso de las empresas que cuentan con esta figura) o con los trabajadores (para aquellas que no), hay dos obligaciones básicas en el registro horario:

Conservación y disponibilidad del registro horario

Es recomendable optar por soluciones automatizadas a la hora de proceder al registro horario. No solo agilizan el proceso y evitan errores, sino que, además, facilitan el cumplimiento en relación con esta otra exigencia legal: “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”

Entrega de documentación

Respecto a la entrega de documentación a la plantilla informando acerca de las horas trabajadas, la Ley dice lo siguiente:

  • Trabajadores a tiempo completo sin horas extraordinarias. No es necesario entregar esta documentación, en virtud del artículo. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
  • Trabajadores a tiempo completo con horas extraordinarias. Según se establece en los artículos 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, habría que:
    • Identificar horas ordinarias y extraordinarias
    • Entregar un resumen mensual a trabajadores.
    • Entregar copia a representantes legales
  • Trabajadores a tiempo parcial. En el artículo 12.4 del Estatuto de los Trabajadores se puede leer que la organización queda obligada a entregar un resumen mensual de horas ordinarias y complementarias al trabajador.
  • Trabajadores móviles. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, por una parte, y el artículo 10 RD 1561/1995, por otra, determinan que la empresa debe hacer entrega de resumen mensual si el trabajador lo solicita (por ejemplo, podría ser el caso de los conductores a tiempo completo).

Gestión de la documentación asociada al registro horario

Una duda frecuente es cómo gestionar la obligación de la entrega de documentación cuando el trabajador ha solicitado una reducción de jornada. En este caso, si el empleado, utilizando la vía del art. 37 del Estatuto de los Trabajadores, reduce su jornada por guarda legal o por cuidado de un dependiente (hasta 50% de la jornada), se considerará el contrato que tuviera anteriormente, y por consiguiente se le entregará la documentación que sea necesaria en este caso.

En todos los demás casos, como decíamos, contar con el apoyo de una solución de software puede brindarnos la tranquilidad necesaria en un tema delicado, con implicaciones desde el punto de vista legal y también para el clima organizacional.

Sabemos que entender los textos normativos puede ser complicado y un desafío permanecer actualizado. Por eso, si quieres saber más te invitamos a asistir a uno de los Webinar formativos sobre la gestión del tiempo a los que puedes acceder a través de este enlace.