Control de presencia

El control de presencia es cosa del pasado

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Las organizaciones se flexibilizan, la cultura se vuelve más inclusiva y la satisfacción del empleado es tenida cada vez más en cuenta en las decisiones del negocio. En este contexto, el control de presencia no tiene cabida, si se entiende de la manera convencional. Este concepto tiene connotaciones negativas ya que propicia el aumento de las horas extra, no ayuda a conocer la productividad del empleado y fomenta el presentismo. 

Hoy día, lo ideal es que el control de presencia evolucione a la gestión del tiempo o al registro del tiempo de trabajo efectivo. Además, las obligaciones legales en relación a este concepto son básicas (de hecho, son las mismas que para el registro horario), y no implican una operatividad ventajosa, mientras que la gestión del tiempo sí. 

¿Qué dice la ley acerca del control de presencia?

La ley para el control horario o de presencia solo dictamina que: 

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Así se habla del registro de jornada en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en un párrafo añadido por el artículo 10 del Real Decreto-Ley 8/2019.

En la práctica, el control de presencia ejecutado desde este enfoque puede provocar un gran exceso de horas ya que, no se menciona y no presta obligación a registrar los tiempos de descanso, aunque se deban realizar por ley. 

Ejemplo de error en el registro horario que pueden cometer las empresas con el control de presencia

Por ejemplo, supongamos una jornada ordinaria de un empleado que entra a las 08.00 y sale a las 17.00, pero que tiene una hora para comer (de disfrute obligatorio) en las instalaciones de la empresa. 

Cada día estaría generando 1 hora extra. Si se registra el tiempo de la salida en el momento de comenzar su descanso para la comida y la entrada cuando vuelve a su puesto de trabajo, se estaría registrando su tiempo de trabajo efectivo y gestionando de una forma correcta y legal su tiempo. De lo contrario, esa hora sumaría al cómputo de su jornada, equiparándose a 60 minutos que el trabajador pasa respondiendo emails o en una reunión. Además de, que en caso de inspección, no quedaría constancia alguna de que el trabajador ha realizado el descanso obligatorio para los empleados a jornada completa. 

¿Por qué la organización debe evolucionar del modelo de control de presencia hacia el de gestión del tiempo?

En nuestra jornada laboral, no solo se pierden los tiempos de descanso marcados por ley del tiempo de trabajo efectivo de cada día, sino que, en nuestra rutina, ninguno somos productivos al 100 %. Siempre hay momentos en que nos levantamos del puesto, hablamos con compañeros o atendemos una llamada de teléfono personal, entre otros.  

Todos ellos enfatizan la obsolescencia del control de presencia tradicional. Si se tiene esto en cuenta, es fácil ver las ventajas de la gestión del tiempo, como:

  • Aporta información real del periodo trabajado.
  • Disminuye las horas extra innecesarias, recortando el gasto.
  • Permite ofrecer flexibilidad laboral, para mejorar la conciliación laboral y familiar.
  • Certifica que se cumplen los descansos obligatorios de 15 minutos por cada 6 horas de trabajo.

El registro horario de los tiempos de descanso es fundamental, y no pueden hacerse valer sistemas o métodos no ideados para dicha finalidad como: 

a)       Horario general de aplicación en la empresa.

b)      Calendario laboral.

c)       Cuadrantes de horarios elaborados para determinados periodos.

d)      Registros realizados por la empresa tomando como referencia el horario teórico y firmados por el trabajador.

e)      Fichajes claramente falseados, como si todos los días se cumpliera estrictamente el horario y se realizarán las entradas y salidas a las horas en punto.

f)        Anotaciones en las que no se pueda realizar un rastreo de autoría.

Flexibilidad y productividad sin control de presencia

El control de presencia actual debe ser un sistema diseñado para la gestión del tiempo, y no elementos con otra finalidad que se han tomado comoreferencia. Por ello, es recomendable automatizar y contar con el respaldo de un software que permita almacenar y gestionar de forma fácil todos los registros de horas de todos los empleados día a día. Preferiblemente, la solución escogida debería facilitar también ver su bolsa de horas, para asegurar que se cumple con las jornadas estipuladas y poder ofrecer flexibilidad horaria.

A este respecto, es importante tener en cuenta que el control de presencia tampoco favorece la flexibilidad horaria, uno de los beneficios laborales más demandados en los últimos años, y cabeza del ranking de beneficios ofrecidos por grandes empresas como Google.¿Has pensado en gestionar los tiempos en vez de centrarte en el control de presencia en tu organización? ¿Quieres disfrutar de los beneficios de saber cuánto se trabaja efectivamente en la empresa y aumentar la autonomía de tus empleados?