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Nuevo paradigma: del control horario laboral a la gestión del tiempo

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Existen muchos mitos en torno al control horario de los trabajadores, que es obligatorio en España desde mayo de 2019. Erróneamente se cree que el registro de las horas de los empleados ha llegado como medida de vigilancia o que su implementación demanda a las empresas mucho trabajo extra.

La realidad es que el control horario facilita y mejora muchos aspectos organizativos. Eso sí, siempre que se gestione de manera inteligente y que se tomen buenas decisiones respecto al sistema de registro implementado. 

De hecho, se puede sacar el máximo provecho al control horario si se entiende como una herramienta para gestionar el tiempo, ya que un control horario eficiente aporta flexibilidad a los equipos, reduce el absentismo y las horas extras innecesarias. 

Además, de esta forma se registra únicamente el tiempo neto o real de la jornada, permitiendo así una planificación anual del sistema horario mucho más sencilla.

Tres claves para comprender el control horario

El Real Decreto-ley 8/2019 del 8 de marzo dispone una serie de medidas para combatir la precariedad laboral y proteger a los trabajadores. Tengamos en cuenta que hasta 2018 casi el 48% de las horas extras trabajadas en España no se pagaban. La introducción del registro de jornada viene a contribuir con la reducción de estas cifras.

La legislación para el control horario se basa en tres pilares: 

  1. La empresa garantizará el registro diario de jornada con horario de entrada y salida de cada uno de los trabajadores, independientemente de su tipo de contrato.  
  1. La empresa está obligada a negociar con los representantes de los trabajadores mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, los siguientes puntos:
  • Los momentos concretos en los que deberá fichar el inicio y fin de la jornada.
  • Quién estará a cargo del fichaje: el trabajador o la empresa.
  • Cómo se procederá ante situaciones que dificulten el registro.
  • Cuáles serán las consecuencias del no registro por razones ajenas al responsable del mismo.
  • En qué soporte o formato se presentará la información recopilada.
  1. La empresa debe entregar a los empleados un documento que dé constancia de que el registro de sus horas ordinarias y extras se están realizando correctamente, aunque las diferentes casuísticas pueden variar la obligatoriedad de esta entrega.

Hacia un nuevo concepto: gestión del tiempo

Son muchas las ventajas que trae consigo el control del tiempo, tanto para empresas como para trabajadores. Si el registro horario es gestionado con una plataforma automatizada y parametrizada, el departamento de RRHH solo tendrá que supervisar el sistema y descargar datos. El acto del fichaje es igual de simple y ágil para el trabajador quien, a su vez, se volverá más consciente de su tiempo de trabajo real y podrá justificar así las horas extras trabajadas.

En este último punto, es interesante ver cómo un control horario eficiente facilita también el registro del tiempo de trabajo efectivo, es decir, registrando descansos para fumar, hora de la comida o tiempo de trámites personales. Esto es de suma importancia para la empresa porque puede dejar constancia de que se están respetando los tiempos de descanso obligatorios y reducir el presencialismo así como las horas extra innecesarias. 

Todas estas ventajas están logrando que las organizaciones avancen hacia un concepto mucho más integral y amplio que el mero control horario: la gestión del tiempo de las personas. A diferencia del primero, la gestión del tiempo:

  • Garantiza un control horario real, no manipulable y adaptable a cualquier situación.
  • Fomenta una relación de confianza entre los empleados y la empresa, gracias a la transparencia.
  • Ofrece flexibilidad laboral, evitando el estrés y la caída de productividad por parte de las personas.
  • Reduce las horas extras y permite compensar tiempos con mucha carga laboral y otras con un descenso significativo.
  • Facilita la desconexión digital porque mejora la atención en el tiempo de trabajo efectivo.

La digitalización del tiempo mediante un software de avanzada como VisualTime permite optimizar la gestión del activo más importante para la empresa: el tiempo de las personas. 
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