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La Diputació de Lleida confía a Robotics la gestión horaria de sus empleados

– La institución supramunicipal necesitaba una solución potente y fiable que pudiesen utilizar más de 700 profesionales ubicados en distintas sedes –

Robotics cuenta en su porfolio de clientes con distintas administraciones públicas. Entre ellas la Diputació de Lleida, un ente supramunicipal que gestiona un presupuesto anual que supera los 112 millones de euros y tiene más de 500 empleados repartidos en diferentes edificios de la provincia.

Para el área de RRHH de la Diputació, esa ubicuidad complicaba la correcta gestión horaria de sus profesionales.

Xavier Minguet Responsable de la gestión de tiempo del departamento de nuevas tecnologías de la Diputació de Lleida comenta que “hasta la llegada de Robotics, la entidad trabajaba con unos terminales y un sistema de gestión que no daban la respuesta adecuada a las necesidades de un organismo público que en parte son diferentes a las de la empresa privada por ejemplo en la gestión del control de accesos, en la planificación de horarios, en el cumplimiento de la LOPD, etc.”

VisualTime para la gestión centralizada

Para ello Robotics implementó VisualTime, que se adapta a las necesidades de la Diputació, destacando el soporte multiempresa que le permite gestionar de manera centralizada todas sus sedes. Gracias a VisualTime y a su gestión horaria avanzada, los responsables de RRHH de la Diputació, conocen con exactitud cómo se dedica todo el tiempo laboral en la Diputació de Lleida y saben en tiempo real si se producen desvíos en los horarios planificados.  De este modo, los supervisores reciben informes, alertas y notificaciones que les facilitan toda la información necesaria para crear y modificar horarios y tomar todas las medidas oportunas en caso de necesidad. La solución también cuenta con un completo sistema de analítica de datos con el que pueden analizar y exportar los datos a Excel, PDF, etc.

Minguet afirma que “el cumplimiento horario y el conocimiento de la ubicación de los empleados ayuda de forma efectiva a cumplir el objetivo principal de cualquier administración pública, que es mejorar los servicios a la ciudadanía”.

Más autonomía y autogestión del tiempo con VisualTime Portal

Otro aspecto destacado es que VisualTime cuenta con el Portal del Empleado, a través del cual los trabajadores de la Diputació de Lleida pueden consultar su calendario, realizar peticiones de vacaciones o cambios de turno. La app además les permite enviar, entre otros, partes de baja y seguimiento o cualquier otro documento necesario para la gestión de RRHH, (fotografía, DNI, etc.) de manera sencilla desde su Smartphone. Esto libera a los responsables de RRHH de una carga de trabajo reiterado y de poco valor añadido y dota a los empleados de una autonomía y autogestión del tiempo que de otra manera no seria posible.

Mayor seguridad con reconocimiento biométrico

Los responsables de RRHH de la Diputació de Lleida también pidieron a Robotics una solución que mejorase el control de acceso a sus instalaciones, lo informatizase y eliminase el papeleo que se generaba a la hora de gestionar las visitas. Además del software de Control de Accesos, Robotics ha instalado en lo distintos edificios de la Diputació de Lleida tres tipos de terminales diferentes, atendiendo a las necesidades de cada punto: terminales rxC con reconocimiento biométrico dactilar y de tarjetas; terminales rxF con reconocimiento biométrico facial y, por último, terminales mx8 también con reconocimiento biométrico dactilar y con una pantalla que permite acceder al Portal del Empleado para realizar consultas, solicitudes y otros requerimientos a sus responsables.